• Verslag van de ALV, gehouden op 8 februari 2018

    Aanwezig:

    Hoofdbestuur: F. van Rossen, J. Derksen J. Stolk, M. Gräffner, R. Zuiderwijk, H. Damen, R. Stehmann, W. Dubbeldam en C. de Koning. Leden: M. vd. Meule, R. Teernstra, S. van Rijn, A. vd Have, M. Nolet, M. vd Sman, H. vd Helm, E. van Lochem, J. vd Kraan, R. Willemse, J. Abma, H. Kortman, S. Moonen, R. van Pruijssen, T. Gruson, R. Vader, H. Steffens, M. Borsboom en M. Verschoor.

    1. Opening en mededelingen

    Voorzitter Frans van Rossen opent de vergadering. Zoals gebruikelijk blikt de voorzitter terug op het seizoen 2016-2017. Aan de orde komen onder andere de sportieve successen en het doorlopen traject Buurthuis van de Toekomst. Dit onderwerp wordt uitgebreider behandeld deze vergadering (agendapunt 8).

    In de doorkijk naar 2018 worden enkele speerpunten voor aangehaald: de verbetering van de kwaliteit en capaciteit van de gemeentelijke kleedkamers en de uitwerking van de plannen om te komen tot de verbouwing van de kantine. Daarnaast wordt een nieuw project in gang gezet: RKAVV in verandering, agendapunt 9 van deze vergadering.

    Er wordt één minuut stilte in acht genomen voor degenen die ons zijn ontvallen en die langdurig ziek zijn.

    2. Vaststelling van de agenda

    De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

    3. Verslag ALV 12 januari 2017

    Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

    4. Jaarverslag 2016-2017

    In het jaarverslag zijn zoals te doen gebruikelijk de verslagen opgenomen van de secretaris, de jeugdafdeling, het vrouwen- en meisjesvoetbal, de overige senioren en zaal, het technisch beleid, de kantine, de sponsorcommissie en algemene zaken. Henk Damen en Remko Stehmann zijn in 2017 toegetreden tot het Hoofdbestuur en stellen zich nader voor. De bestuursleden geven een toelichting op hun verslagen.

    Belangrijkste zaken die aan de orde komen bij dit agendapunt:

    · het onderdeel "overige senioren en zaal" wordt ondergebracht bij de bestuursfunctie Technische Zaken;

    · de veiligheidscamera’s zijn geplaatst, een gebruikersprotocol wordt opgesteld;

    · zonnepanelen zijn op het dak van de kantine gemonteerd, de aanschaf is deels gesubsidieerd en naar verwachting zullen de investeringen in ca. 6 jaar zijn terugverdiend;

    · medegebruik van ons sponsorhome door Vlietkinderen (naschoolse opvang);

    · huisvesting van de carnavalsvereniging De Damzwabbers v.w.b. het houden van hun feesten in onze kantine;

    · RKAVV is voorstander van de vermenging van de Hoofdklassen zaterdag en zondag en heeft dit uitgedragen in de CVOH (belangenvereniging Hoofdklassen). Nadere standpuntbepaling door de KNVB wordt gevolgd.

     

    5. Financieel verslag 2016-2017

    Penningmeester Jos Derksen geeft een nadere toelichting op de voorliggende cijfers. Diverse vragen worden door hem beantwoord. De cijfers liggen in lijn met die van vorig seizoen.

    Gesteld kan worden dat RKAVV er financieel gezond voor staat en het vorig seizoen heeft afgesloten met een positief resultaat van ruim € 15.000,--. De kantine draaide "break-even" mede door het

    behaalde financiële resultaat het Ethiopië-toernooi. Het voornemen van de verbouwing van de kantine komt in dit verband aan de orde. Voorzitter Frans van Rossen benadrukt nogmaals dat deze verbouwing een belangrijk speerpunt is van het bestuur, hetgeen wordt gedragen voor de leden. Een ieder is het erover eens dat een upgrading van de kantine zeer gewenst is. De apparatuur en inventaris is verouderd, de uitgifte van consumpties is te optimaliseren hetgeen ook geldt voor onze ICT-faciliteiten.

    De beschikbare financiële middelen stellen ons in staat om hieraan uitvoering te geven. De komende tijd zullen de plannen worden uitgewerkt. Deze zullen er op gericht zijn om de kantine meer geschikt te maken voor multifunctioneel en duurzaam gebruik. Ofwel een modern clubhuis dat voldoet aan de hedendaagse verwachtingen van de gebruiker.

    Bij de ingang van de kantine zijn inmiddels zgn. mood-boards opgesteld (beeldmateriaal van kantine-inrichtingen van andere clubs). In de ideeënbus kan een ieder zijn suggesties achter laten. Deze worden betrokken bij de nadere planuitwerking. Parallel aan dat proces volgen de kostenramingen. De verbouwing kan deels uit eigen middelen worden bekostigd, maar er zijn ook kansen voor subsidiebijdragen en mogelijkheden voor externe financiering.

    Nadere verbouwingsplannen en de bekostiging daarvan zullen aan de leden worden gepresenteerd. Thans is nog niet aan te geven wanneer dit het geval zal zijn.

    De leden stellen vervolgens de exploitatierekening en balans van zowel de kantine als vereniging 2016-2017 vast. Na dit besluit wordt vervolgens de begroting 2018-2019 vastgesteld.

    6. Kascommissie: verslag en verkiezing lid

    Martin vd. Meule doet namens de Kascommissie verslag van de beoordeelde financiële stukken over het seizoen 2016-2017. Aan deze commissie is volledige transparantie geboden over de boekhouding van de club. Onlangs hebben de Kascommissie en de voorzitter de zaken nader doorgenomen. Naar grote tevredenheid van de Kascommissie is vastgesteld dat het Bestuur een voorzichtig, maar realistisch financieel beleid voert. De administratie is nauwkeurig, waarvoor de penningmeester wordt gecomplimenteerd. Een aandachtspunt zijn de afschrijvingen op de in eigendom zijnde accommodatie in relatie tot de WOZ-waarde.

    Het bestuur wordt door de leden decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid over het seizoen 2016-2017.

    De formatie van de kascommissie wordt gewijzigd. Sandy van Rijn en Martin vd Meule zijn herbenoembaar en blijven lid van de Kascommissie. Gezocht gaat worden naar een derde lid.

    Het bestuur dankt de Kascommissie voor de verrichte werkzaamheden.

    7. (Her)verkiezing bestuursleden

    De leden nemen kennis van de bestuursmutaties, waaronder de herverkiezing van penningmeester Jos Derksen. Voor de vacant gekomen functie van secretaris wordt afgesproken om een wervingscommissie in te stellen.

    8. Pilot Buurthuis van de Toekomst (BvdT)

    H. Steffens is vorig jaar aangesteld als projectleider BvdT. In 2016 is RKAVV toegetreden tot de pilot BvdT. Dit op voorstel van de gemeente. Hieraan deden ook het Wassenaarse Blauw Zwart en het de Voorschotense hockeyclub Forescate mee. Samenwerking met organisaties, het inspelen op behoeften uit de directe omgeving (ter verbetering van de maatschappelijke betrokkenheid) en het optimaliseren van de club-exploitatie wordt met dit project beoogd. Er zijn diverse scans verricht om de mogelijkheden te verkennen. In het voorjaar volgt een bijeenkomst met stakeholders op basis van de verkregen informatie. De gemeente (in het kader van maatschappelijk verantwoord verenigen) ondersteunt RKAVV bij de verdere aanpak en beleid. De komst van Vlietkinderen en De Damzwabbers zijn mooie voorbeelden van inmiddels bereikte resultaten.

     

     

    9. Project RKAVV in verandering

    Carl de Koning geeft een toelichting op dit nieuwe project. De aanleiding is als volgt. Kort gezegd staan onze leden anders in de club dan voorheen het geval was: individualisering, cultuurverschillen en een andere tijdsbesteding zijn maatschappelijke ontwikkelingen die zijn weerslag hebben op het verenigingsleven. Een kaderbijeenkomst op 13 oktober 2017 heeft bevestigd dat RKAVV dient in te spelen op dergelijke veranderingen om de kernwaarden van de club overeind te houden. Bij de aanpak van dit onderwerp zullen 2 wegen worden bewandeld: de interne afspraken en verantwoordelijkheden met betrokken kader en ouders/begeleiders nadrukkelijker borgen in de organisatie. Hiermee kunnen al veel knelpunten worden verbeterd. Daarnaast een meer projectmatige aanpak van diverse thema’s. Er worden 3 werkgroepen ingesteld: "vrijwilliger zijn", "cultuur" en "versterken kader".

    Een oproep wordt gedaan om hieraan actief deel te gaan nemen. Vanuit de jeugd hebben diverse ouders en begeleiders zich al aangemeld om te gaan deelnemen in de werkgroepen. Het bestuur zal hieraan de komende tijd verdere uitvoering geven.

    De leden nemen instemmend kennis van dit project en de beoogde aanpak.

    10. Rondvraag

    Desgevraagd worden vragen door het bestuur als volgt beantwoord:

    - Uitwerking van een aangescherpt rookbeleid staat op de actielijst van het Hoofdbestuur;

    - Na het verlengen van het contract van Maurizio Cecuzzi wordt thans met assistent-trainer Jan de Jong (seniorenselectie) gesproken. Met de intentie om ook met hem door te gaan, mogelijk in combinatie met een functie bij het jeugdvoetbal.

    Met dank voor ieders aanwezigheid en inbreng sluit de voorzitter de vergadering om 22:41 uur.

rfwbs-sliderfwbs-slide